Komunikační plán s výběrem a popisem aktivit konzultačního procesu
Způsob a proces zapojení dotčené veřejnosti (i dalších zainteresovaných stran projektu) do tvorby MAP je rozdělen do 4 na sebe navazujících kroků:
1. Zajištění přístupu k informacím
Aby byl naplněn princip rozhodování a plánování komunitně, je nezbytné zpřístupnit dokumenty, materiály a informace vznikající v procesu realizace projektu zainteresovaným stranám prostřednictvím adekvátních komunikačních technologií (neboli způsobů předání informace), a to:
-
Osobní schůzky a komunikace
-
Rozhovory, dotazníky a ankety
-
Setkání, porady a jednání
-
Email, telefonáty
-
Písemná dokumentace (podklady, výstupy, formální reporty a zápisy)
-
Veřejná projednání
-
Konference a jiné prezentační metody
-
Webové stránky a sociální sítě
-
Komplexní databázový informační systém nebo cloudová řešení
-
Tištěné prostředky
-
Tiskové zprávy a informace v médiích
2. Aktivní informování
Aktivní informování se týká všech zainteresovaných stran v projektu, jednak subjektů, kteří jsou aktivně zapojeni do Partnerství a plánování, i těch kteří se procesu plánování neúčastní, ale je nezbytné je o projektu informovat.
Proces plánování komunikační strategie a koordinace garantuje realizační tým projektu společně s odborným garantem pro strategické a komunitní a akční plánování, který identifikuje informační potřeby zainteresovaných stran, komunikační nároky projektu (včasnost, přesnost, relevantnost, úplnost, srozumitelnost předávaných informací) a počet potencionálních komunikačních kanálů.
Řízení komunikace projektových informací je z charakteru zainteresovaných stran projektu rozlišeno na interní komunikaci (v rámci realizačního týmu) a externí komunikace (subjekty Partnerství, veřejnost, Řídící výbor a Pracovní skupina).
Základem komunikační strategie v projektu je Komunikační plán (viz Tab. 14), který určuje řízené toky informací, kdo je za daný tok zodpovědný, komu je určen a jaká technologie
je použita.
|
Komunikační plán |
|||||
|
Projekt: |
MAP ORP KYJOV vzdělávání v pohybu II. |
Zpracoval: |
projektový manažer Ing. Terezie Čičáková |
Datum aktualizace |
5.června 2019 |
|
Příjemce informace |
Cíl komunikace |
Klíčové sdělení |
Formát/ komunikační kanál |
zpětná vazba |
Správce (odpovědnost) |
|
Administrativní tým |
Efektivní řízení projektu. |
Předání informací v rozsahu a kvalitě, která umožní členům zodpovědně rozhodovat v řízení projektu. |
Pracovní setkání, jednání a porady alespoň jednou za čtvrt roku, téměř denní osobní komunikace v rámci kanceláře, maily, telefonáty, cloudová řešení. |
Pracovní klima v týmu, zápisy z porad |
Projektový manažer a asistent projektového manažera. |
|
Odborný tým |
Kvalitní výstupy pro cíl projektu. |
Předání informací v rozsahu a kvalitě, která umožní členům zodpovědně rozhodovat o kvalitních výstupech - produktech projektu. |
Pracovní setkání, jednání a porady min 4 x za rok, osobní komunikace, maily, telefonáty, cloudová řešení. |
Zápisy z porad. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování a odborný garant vzdělávání. |
|
Řídící výbor |
Umožnit ŘV kompletní projednání, připomínkování a schválení postupů a dokumentů projektu. |
Předání relevantních informací z postupů projektu a výstupů projektu. |
Setkání, jednání min 1x za 6 měsíců, emailová komunikace, telefonáty, písemná dokumentace, tištěné prostředky. |
Zápisy z jednání. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Pracovní skupina |
Zefektivnění práce na akčním plánování. |
Předání relevantních informací v podobě instukcí ke způsobu práce na akční plánu. |
Setkání a pracovní jednání min 4x za rok, emailová komunikace , telefonáty, cloudová řešení. |
Zápisy ze setkání. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Zřizovatelé škol |
Zapojení do Partnerství a aktivní účast na plánování. |
Význam projektu a přínosy po zapojení do Partnerství. |
Pravidelná setkání min 1 x za rok, rozhovory, osobní schůzky a komunikace, emaily, veřejná projednání, webové stránky projektu. |
Zápisy z jednání. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Ředitelé škol |
Zapojení do Partnerství a aktivní účast na plánování. |
Přínosy a cíle projektu z pohledu vedoucího pracovníka škol pro rozvoj dětí a žáků. |
Pravidelná setkání alespoň 2x za rok, rozhovory, osobní schůzky a komunikace, emaily, veřejná projednání, webové stránky projektu. |
Zápisy ze setkání. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Pedagogičtí pracovníci |
Zapojení do Partnerství a aktivní účast na plánování. |
Přínosy a cíle projektu z pohledu pedagogického pracovníka pro jeho pedagogickou činnost a rozvoj dětí a žáků. |
Informační emaily, setkání, webové stránky projektu. |
Zpětná vazba na emailovou komunikaci, reakce při setkáních, návštěvnost webových stánek. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Uživatelé vzdělávání (děti, žáci, rodiče) |
Zapojení do Partnerství a aktivní účast na plánování. |
Přínosy projektu pro uživatele vzdělávání - zkvalitnění vzdělávání. |
Setkání: veřejné akce, konference, dotazníková šetření, webové stránky, tištěné prostředky, |
Zpětná vazba ze setkání, vyhodnocení dotazníkových šetření, návštěvnost webových stránek a reakce na sociálních sítích. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Poskytovatelé neformálního a zájmového vzdělávání |
Zapojení do Partnerství a aktivní účast na plánování. |
Přínosy projektu pro poskytovatele s důrazem na podporu rozvoje dětí a žáků. |
Setkání, emailová komunikace, tiskové zprávy, webové stránky. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
|
Široká veřejnost |
Zapojení do Partnerství a aktivní účast na plánování. |
Zdůraznění významu zapojení veřejnosti jakožto aktéra ve vzdělávání na akčním plánování. |
Setkání: veřejné akce, konference, dotazníková šetření, webové stránky, tištěné prostředky, tiskové zprávy a informace v médiích, sociální sítě. |
Zpracování výstupů z veřejného setkání, vyhodnocení dotazníkového šetření, návštěvnost webových stránek a reakce na sociálních sítích. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Zástupce kraje |
Kompletní rozhodování při schvalování dokumentů MAP a informovanost o postupech na projektu pro účely vzdělávací politiky kraje. |
Předání informací přes Řídící výbor MAP. |
Pravidelná setkání alespoň jednou za 6 měsíců v rámci ŘV, rozhovory, emaily, písemná dokumentace (podklady, zápisy), konference, webové stránky. |
Zápisy z jednání. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Zástupce KAP |
Kompletní rozhodování při schvalování dokumentů MAP a vzájemná informovanost o provázanosti akčních plánů. |
Přeání informací přes Řídící výbor MAP. |
Pravidelná setkání alespoň jednou za 6 měsíců v rámci ŘV, emailová komunikace, písemná dokumentace (podklady, zápisy), konference, webové stránky. |
Zápisy z jednání. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
|
Odborníci budující profesní podporu pedagogické činnosti |
Zapojení do Partnerství a aktivní účast na plánování. |
Význam odborných znalostí pro dosažení cílů projektu. |
Rozhovory, setkání a schůzky, zapojení do některého z orgánů MAP. |
Zápisy z jednání. |
Projektový manažer a odborný garant pro strategické a komunitní plánování. |
3. Konzultace s občany/zainteresovanými stranami projektu (oboustranná komunikace za účelem sběru připomínek, zjištění postoje veřejnosti k dokumentu)
Způsob konzultace s občany je zvolena v případě, kdy se občané přímo nepodílí na procesu plánování, nejsou osobně přítomni na jednáních pracovních skupin, ale plánovaná
a projednávaná opatření se jich týkají. Konzultace spočívají v trvalém dialogu.
Při konzultacích se zároveň využívají adekvátní způsoby informování a přiměřené techniky pro sběr názorů veřejnosti.
Realizační tým zvolil pro konzultaci s občany formy iniciované konzultace, průběžné konzultace a připomínkování.
Iniciovaná konzultace byla vedena v úvodní fázi projektu prostřednictví dotazníkové šetření, ankety, z nichž byly využity závěry pro analyzování a identifikaci specifických problémů
a potřeb ve vzdělávání z pohledu široké veřejnosti.
Konzultace se dále odehrává průběžně, a to minimálně prostřednictvím sdílení názorů na fóru webových stránek projektu. Veřejnost má také možnost konzultovat projekt s pracovníky MAP, jejichž kontaktní místo je vždy uváděno na všech prezentacích projektu a veřejnost
je k tomuto i vybízena.
Jak na kontaktním místě, tak na webových stránkách projektu, jsou zveřejnovány pracovní verze dokumentů, které má veřejnost možnost připomínkovat. Jsou zde zveřejněny termíny dokončení jednotlivých výstupů tak, aby byl veřejnosti poskytnut dostatečný čas pro připomínkování ještě nedokončených pracovních verzí materiálů.
4. Spoluúčast veřejnosti a dalších subjektů na plánování
Zapojení dotčené veřejnosti a dalších zainteresovaných stran je možné přímou účastí na plánování prostřednictvím orgánu projektu MAP (členství v Řídícím výboru, Pracovní skupině), nebo prostřednictvím informování a konzultace.
